Corona Tagebuch #15
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Die Krise ist vorbei! Kehren wir zurück zur Normalität.
Vor drei Wochen hat der Techniklotsen-Krisenstab zum ersten Mal getagt. Damit waren wir halbwegs früh dran und konnten unsere eigenen Prozesse einrichten und nachjustieren, um dann für unsere Kunden aktiv zu werden und sie bei der Einrichtung ihrer eigenen Krisenstäbe zu unterstützen. Das hat uns Flexibilität und die nötige Freiheit gegeben, um weiterhin unseren Job zu tun und unseren Kunden dabei zu helfen, kurzfristig und behelfsmäßig zu digitalisieren.
Inzwischen sind die Meetings unseres Krisenstabes weniger geworden. Anfangs haben wir uns mehrfach pro Tag virtuell getroffen, uns jeweils bis zu einer Stunde lang über die akuten Themen ausgetauscht, entschieden und vor allem die schnelle Umsetzung der Maßnahmen gemonitort. Inzwischen haben sich diese Absprachen in ihrer Frequenz und der Dauer deutlich reduziert. Natürlich, denn die großen Baustellen sind fürs Erste bearbeitet und für die akuten Angelegenheiten wurden Lösungen gefunden. Nicht für alle. Aber eben für die, bei denen welche gab. Andere, wie zum Beispiel die miserable Marktlage bei Notebooks, Webcams und sonstigem “Homeoffice”-Material, werden uns noch lange erhalten bleiben.
Was jetzt passieren muss, ist der bewusste Schritt zurück aus dem Krisenmodus in einem Normalzustand. Normal nicht deshalb, weil die Krise schon ausgestanden wäre, denn das ist sie noch lange nicht. Normal deshalb, weil jetzt wieder die üblichen Entscheidungsmechanismen innerhalb der Organisation greifen müssen. Bleiben Krisenstäbe nämlich zu lange aktiv, dann werden sie ganz schleichend zum Normalzustand und es bilden sich Parallelstrukturen. Dann ist schnell unklar, welche Person für welche Themen zuständig ist, wer entscheiden darf, welche Regeln beachtet werden müssen etc. Das führt – das weiß ich nun auch aus eigener Erfahrung – zu Verstimmungen im Team, die eigentlich hätten vermieden werden können.
Mein Appell also ist folgender: Wechseln sie, sobald es Ihnen möglich ist, vom Krisenmodus zurück in den Normalzustand, in dem Sie wachsam sind und eine beobachtende Position einnehmen. Und nehmen Sie zusätzlich Maßnahmen vor, mit denen Sie schnell den Weg zurück in den Krisenmodus finden.
Drei entscheidende Schritte.
Erstens, lassen Sie den Krisenstab offiziell und ausdrücklich ruhen. Geben Sie diese Information also transparent an alle Mitarbeiter*innen weiter! Sofern notwendig können natürlich für einzelne kritische Dauerthemen immer noch “Sonderbeauftragte” zuständig sein, um Prozesse zu beschleunigen oder zu optimieren. Zum Beispiel der tägliche Kampf der Altenheimträger um die Beschaffung von Schutzkleidung braucht sicher besondere Beachtung, aber keinen ganzen Krisenstab mehr. Ebenso unsere Bemühungen, um Notebooks und Webcams für unsere Kunden in einem leer gefegten Markt zu beschaffen. Je schneller Sie – ohne dabei Risiken einzugehen – den Ausnahmezustand beenden, desto angenehmer wird der Umgang mit der Krise sein. Wichtig: Ruhen lassen heißt nicht auflösen. Entsprechende Gruppenchats sollten unbedingt weiterbestehen, Urlaube und Abwesenheiten durch entsprechende Vertretungen abgedeckt werden.
Zweitens, definieren sie eine kleine Gruppe, die weiterhin die Lage so aufmerksam beobachtet, wie es der Krisenstab getan hat und sich ständig darüber austauscht, ob Lageänderungen gravierend für ihr Unternehmen sein könnten. Der Austausch kann in einem gemeinsamer Chat-Channel stattfinden, in dem Informationen geteilt werden. Oder in einer kurzen Telefon- oder Videokonferenz, in der regelmäßig Status-Updates ausgetauscht werden. Entscheidend ist, dass sich die Mitglieder des Krisenstabs vorher darauf verständigt haben, was die neuralgischen Punkte in der Einrichtung oder Organisation sind und die ins Lagebild gehören. Im Falle einer Einrichtung sind das beispielsweise Infektionsverdachte innerhalb der Einrichtung. Oder in unserem Fall zu großer Ausfall von Mitarbeiter*innen mit dem gleichen Fachprofil. Ändert sich etwas an diesen kritischen Stellen, muss der Krisenstab sofort aktiviert werden.
Drittens braucht es natürlich einen Alarmplan, damit der Krisenstab, wenn die Notwendigkeit dazu besteht, unverzüglich wieder die Arbeit aufnehmen kann. Auch dann ist wieder die transparente Kommunikation an alle Mitarbeiter*innen notwendig, Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse müssen klar verteilt sein und die allgemeine Achtsamkeit wieder erhöht werden.
Diese drei Schritte ermöglichen ein schnelles und konfliktfreies Umschalten vom normalen Geschäftsbetrieb in einen Krisenmodus und auch wieder zurück. Denn Krisen müssen Ausnahmen bleiben!
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