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Wenn man keine Zeit hat, braucht man sie auch nicht zu managen

Hand aufs Herz: Wie häufig haben Sie in dieser Woche schon von jemandem gehört, dass er “keine Zeit hat” – oder es vielleicht sogar selbst gesagt? Liegt es daran, dass die Arbeitsbelastung in den letzten Jahren zunehmend gestiegen ist? Dass wir durch immer neue (digitale) Tools immer häufiger Arbeit damit haben, die eigentliche Arbeit zu organisieren? Oder daran, dass viele Arbeitnehmer und sogar Führungskräfte nie richtig gelernt haben, sich selbst und andere zu strukturieren? Wahrscheinlich an allem ein bisschen.

 

Problem 1: Nicht abgeben können

Egal ob real oder eingebildet – und vom Lockdown mit Homeschooling ganz zu schweigen: Die Menge an frei verfügbarer Zeit scheint schneller geschmolzen zu sein, als aktuell das Packeis an den Polen. Besonders heikel ist dies bei Führungskräften: Da diese oft in das operative Geschäft des Unternehmens eingebunden sind, bleibt ebenso oft noch weniger Zeit übrig, speziell für strategische Aufgaben.

 

Die Menschen auf allen Hierarchieebenen haben dabei sehr häufig ein identisches Problem, sie können oder wollen nicht abgeben. Und so hört man häufig Sätze wie „wenn ich es nicht mache, dann macht es doch keiner“ oder auch „wenn es vernünftig werden soll, dann muss ich es selber machen“. Leider ist dies oft ein Trugschluss, begründet in der Diskrepanz zwischen Realität und dem eigenen Angst-Denken. Was übrig bleibt sind z.B. Führungskräfte, die vor lauter Entscheidungen treffen nicht mehr delegieren können – und MitarbeiterInnen, die dann nur noch banale Aufgaben bekommen.

 

Tipp: In solchen Fällen kann die Begleitung eines agilen Coaches hilfreich sein. Er kann dabei helfen, systematisch aus der Abwärtsspirale aus Überlastung, Angst und Strukturlosigkeit zu entfliehen.

 

Problem 2: Zeitmangel als “Trend”

Ein zweiter Grund: Zeitmangel ist schwer angesagt. Wer viel zu tun hat und von Meeting zu Meeting hetzt, scheint besonders wichtig und für alle Projekte unverzichtbar zu sein. Der Archetyp eines strebsamen und aufopfernden Mitarbeiters. In vielen Gehirnen – quer durch alle Hierarchie-Ebenen – ist diese Verknüpfung so fest verankert, dass selbst ein kognitiver Bolzenschneider sie nicht zertrennen kann. Denn Zeitmangel als Mittel zur Profilierung und Anerkennung erzeugt einen hohen Ausstoß an Dopamin.

 

Hier kommt man mit Zeitmanagement-Tools und -Seminaren häufig nicht weiter. Der Hebel muss woanders angesetzt werden: in der Grundeinstellung des Betroffenen. Häufig wird diese aber aber erst berührt, wenn der Burn-out leise an die Tür klopft oder das persönliche Umfeld eine Notbremse zieht.

 

Tipp: Soweit muss es nicht kommen. Wer wirklich vorhat, etwas zu ändern, dem lege ich die “Eisenhauer-Methode” ans Herz. Sie hilft dabei, Prioritäten zu setzen und zwischen Wichtig und Dringend zu unterscheiden.

 

Problem 3: Loslassen ist schwer

Kommen wir zu dem Typus „Ich muss alles selber machen“. Auch hier ist ein schon fast toxisches Verhalten vorhanden – und das Loslassen “lernen” ist sehr schwer. Es beginnt mit einem klaren NEIN, wenn es angebracht ist. Mir ist klar, dass dies schwer sein kann, insbesondere für bestimmte Persönlichkeitstypen. Aber es ist unabdingbar für eine gesunde Zeitplanung.

 

Tipp:
Als Punkt, frei nach dem agilen Ansatz: Nicht perfekt sein wollen. Erst einmal anfangen. Schön machen können wir später.

Erst einmal muss die Basis laufen. Oder kurz gesagt: hört auf perfekt sein zu wollen! Das klappt sowieso nicht – und auch das Telefon darf gerne einmal ausgeschaltet bleiben. Permanente Erreichbarkeit ist der Tod des gesunden Arbeitens. Und derbe gesagt: Ein beschissenes Leben fängt da an, wo die Mitarbeiter*innen das Telefon mit auf das WC nehmen.


Wenn diese Punkte einmal umgesetzt sind und zusätzlich noch der Alltag zeitlich passend strukturiert wurde, dann können wir über Zeitmanagement reden. Früher lohnt es meistens nicht.


In diesem Sinne, allen eine gute Zeit!

 

Maik Wickbold | Techniklotsen GmbH

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Über den Autor:
Maik Wickbold ist bei den Techniklotsen vor allem für die agilen Projekte zuständig. Als Agile Coach und Scrum Master begleitet er Projektteams und Fachkräfte bei der Umsetzung Ihrer Projekte und dem Erreichen Ihrer Ziele. Dabei kommt das Thema Zeitmanagament in regelmäßigen Abständen auf den Tisch. Sie haben Fragen oder Wünsche zum Thema? Maik freut sich auf Ihre Nachricht.

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