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Corona Tagebuch #25

Inception im Home Office - Remote Work remote erklären

Seit wir alle aus dem Home-Office heraus arbeiten, ist Remote-Work kein Buzzword mehr, sondern unsere neue Arbeitswirklichkeit. Für alle diejenigen, die mit digitalen Tools schon gut umgehen können und sie auch im Privaten nutzen, ist das kein Problem. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase gibt es meist keine Bedienungsprobleme mehr. Doch was ist mit Personen, die im Umgang mit Chats, Video-Konferenzen oder berufsspezifischen Tools noch wenig oder gänzlich ungeübt sind? Diese Personen brauchen Hilfe, damit sie auch jetzt arbeitsfähig sind. Heute hatten wir den Fall gleich mit zwei Nutzergruppen.

 

In einer Welt vor Corona hätten sie anderen Mitarbeiter*innen buchstäblich über die Schulter schauen können, während die Funktionen erklärt werden. Oder man hätte sich gemeinsam in einen Schulungsraum gesetzt und das ganze Team auf den gleichen Wissensstand gebracht. Das geht jetzt nicht mehr. Schulungen und Erklärungen zur Bedienung von Remote Tools müssen – und das ist die Krux an der Geschichte – ebenfalls remote durchgeführt werden. Das erinnert schon beinahe an den Film Inception. Das ist nicht unmöglich, erhöht den Schwierigkeitsgrad aber doch ungemein. Die folgenden drei Tipps helfen dabei, Teams auch über die Distanz zu schulen und an digitale Tools heranzuführen.

 

1. Viel hilft viel

Es gibt ganz unterschiedliche Methoden für die Wissensvermittlung über Distanz. Einerseits stehen natürlich einfache Handbücher, Leitfäden oder Zusammenfassungen per Mail zur Verfügung, die sogar gedruckt werden können. Andererseits gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Möglichkeiten, Schulungen auch online und per Video durchzuführen. Mithilfe einer Bildschirmaufnahme, auf der man die Maus nachverfolgen kann, mit einem geteilten Bildschirm im Video-Konferenzsystem oder durch Webinare können Mitarbeiter durch ein neues Tool geführt und mit ihm vertraut gemacht werden. Je ähnlicher die Situation einem persönlichen Gespräch kommt, desto leichter lassen sich auch komplizierte Sachverhalte erklären.

Bei diesen Lösungen gilt: Es gibt keinen Königsweg. Welche Methode Sie auswählen liegt in Ihrem Ermessen und ist von der Organisation bzw. dem zu erklärenden Tool abhängig. Nutzen Sie im Zweifel mehrere Möglichkeiten, so vermeiden Sie Verständnisprobleme und Frustration im Team.

 

2. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter*innen, was sie brauchen

Natürlich können Sie schlecht für jedes einzelne Tool ein aufwändiges Webinar aufsetzen und durchführen, das ist nicht verhältnismäßig. Fragen Sie deshalb in Ihrem Team nach, wo Schulungsbedarf besteht. So setzen Sie die Ressourcen an der richtigen Stelle ein. Suchen Sie sich am besten zwei Personen aus, die stellvertretend für den Rest der Mannschaft das obere und das untere Extrem der Digitalaffinität darstellen. Wenn sie Lösungen finden, die für diese beiden exemplarischen Personen geeignet sind, dann liegen Sie richtig.

 

3. Nehmen Sie sich Zeit

Verständnis und Toleranz sind im Moment das Gebot der Stunde, denn ohne Ausnahme müssen wir uns alle auf eine neue Situation einstellen. Planen Sie deshalb Zeit ein, um die technischen Fragen zu klären. Das gilt für den Moment, in dem Sie neue Systeme oder Tools einführen und zum ersten Mal die Bedienung erklären. Wie oben schon gesagt, lieber einmal öfter erklären und damit sicher sein, dass alle an Bord sind. Wenn es um Tools geht, mit denen Ihre Mitarbeiter mit Ihren Kunden Kontakt aufnehmen, dann bieten sich Techniktests im Vorfeld an. Das erfordert natürlich nochmal etwas Zeit, verhindert aber eingefrorene Bildschirme oder Tonprobleme im Kundentermin. Denn jetzt, da digitales Arbeiten an verteilten Standorten der neue Normalzustand ist, dürfen technische Fragen kein Problem mehr sein.

 

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