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Corona Tagebuch #18

Krisen sind planbar!

Ich beschäftige mich täglich mit dem Management eines IT-Unternehmens und da fallen mir Parallelen oder Gegensätzlichkeiten auf.

Heute ist einmal wieder klar geworden, dass IT-Betrieb vermutlich ausgeprägtere Konzepte für das Krisenmanagement haben als andere. Davon können wir lernen, Gerade in der unsicheren Zeit, in der wir uns gerade befinden, können wir davon lernen. Die folgenden drei konkreten Maßnahmen lassen sich sofort umsetzen:

 

1. Denken Sie in Szenarien und Risikoabschätzungen!

Wir können im Moment selten weiter als wenige Tage im Voraus konkret planen, das verunsichert natürlich und führt dazu, dass die Anspannung hoch bleibt. Um dem entgegenzuwirken bietet sich an, in Szenarien zu denken und sie einzeln zu betrachten. Am einfachsten ist es, hier eine Matrix aufzuzeichnen, um die Szenarien unter Berücksichtigung der Eintrittswahrscheinlichkeiten und den prognostizierten Auswirkungen (jeweils an zwei Achsen) zu ordnen. Beispielsweise ist eine Infektion in einer Senioreneinrichtung, bei Betrachtung der aktuellen Lage, recht wahrscheinlich. Die Auswirkungen wären ebenso gravierend, denn die Ansteckungsgefahr für Pflegepersonal und alle anderen Bewohner*innen ist sehr hoch. Anders verhält es sich beispielsweise, wenn wir die Versorgung einer Einrichtung mit Nahrungsmitteln ansehen. Ausbleibende Lieferungen hätten schlimme Auswirkungen, die Eintrittswahrscheinlichkeit ist allerdings sehr gering. Der erste Fall sollte unbedingt durchdacht werden, damit es bei Eintreten der Infektion schon die nächsten Handlungsschritte feststehen. Im zweiten Fall besteht kein akuter Handlungsbedarf, andere Dinge haben Vorrang.

In diesem Stil können Sie die unterschiedlichen Szenarien durchdeklinieren und leicht identifizieren, an welchen Stellen dringender Handlungs- oder Planungsbedarf besteht.

 

2. Schaffen Sie Redundanzen: Cold- oder Hot

In der IT unterscheidet man zwischen “Heiß-” und “Kalt-Redundanzen”. Als “heiße” Redundanzen bezeichnet man Systeme, die bei einem Ausfall sofort übernehmen können, ohne dass große Verzögerungen auftreten. “Kalte” Redundanzen sind im Gegensatz dazu Lösungen, die ebenfalls schon vorbereitet sind, die allerdings etwas mehr Vorlauf brauchen. Sie sind Konzepte und Materialien, die man als Plan B in der Schublade liegen hat. Zur Veranschaulichung nehmen wir das Beispiel von oben, nämlich einer Infektion innerhalb einer Einrichtung. Die kalte Redundanz sieht Optionen vor, die dann in die Tat umgesetzt werden können. Eine heiße Redundanz wäre, wenn bereits ein Bereich der Einrichtung als Quarantäne-Station ausgestattet wurde, die ab Bekanntwerden eines positiven Testergebnisses zur Isolation genutzt werden kann und die medizinische Versorgung vor Ort ermöglicht.

Der Unterschied der beiden Möglichkeiten liegt offensichtlich in der Geschwindigkeit der Umsetzung. Welche jeweils für unterschiedliche Szenarien genutzt wird, hängt von der Risikoabschätzung aus dem ersten Punkt ab. Treffen Sie also frühestmöglich die angebrachten Vorkehrungen, um auf besonders kritische Szenarien adäquat reagieren zu können.

 

3. Legen Sie “Backupdateien” von der Organisation an

Aktuell müssen zahlreiche neue Projekte schnell angeschoben werden und es wird unheimlich viel neues Wissen generiert. Informationen liegen dann breit verteilt in Chatverläufen, auf Notizzetteln in verschiedenen Home Offices oder in neuen, meistens noch nicht systematisierten und leider oft auch lokalen Ordnern. Das ist doppelt gefährlich: Einerseits, weil Dinge in Vergessenheit geraten und nach einer gewissen Zeit nicht mehr rekonstruierbar sind. Warum hatten wir uns nochmal für X entschieden? Wo finde ich die Zugangsdatendaten von Y? Solche Fragen kosten Zeit, die wir aktuell nicht haben. Andererseits kann es durch den Ausfall von bestimmten Personen so weit kommen, dass Informationen sofort einfach gar nicht mehr verfügbar sind. Auch hier führt das zu Verzögerungen und schlimmstenfalls, je nach Position, zum Stillstand eines (Teil-)Systems.

Halten Sie ihr Team deshalb dazu an, das vorhandene Wissen zu organisieren und regelmäßig die wichtigsten Informationen zu sichern – ganz so, wie man es mit Sicherungsdateien von wichtigen Projekten auch macht.

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