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Corona Tagebuch #1

Drei Sofortmaßnahmen für Pflegeeinrichtungen

 

Mit den Techniklotsen arbeiten wir als IT-Dienstleister jeden Tag daran, die Digitalisierung der Gesundheits- und Sozialwirtschaft voranzutreiben. Unser Ziel ist es, die Digitalisierung so zu nutzen, dass sie den Menschen hilft: Dass technische und digitale Lösungen bestimmte Aufgaben übernehmen oder erleichtern, damit dem Pflegepersonal mehr Zeit für den direkten Kontakt zu den Patient*innen bleibt. 

 

Die aktuelle Krise ist ein großer Digitalisierungs-Reifegrad-Test, in dem die Versäumnisse der letzten zehn Jahre im Healthcare-Bereich deutlich werden. Die Situation spitzt sich weiter zu und wird zunehmend zum Problem für Pflegeeinrichtungen, ihr Ausfall hätte verheerende Konsequenzen.

Folgende Sofortmaßnahmen sollten Entscheider*innen in Pflegeeinrichtungen nun ergreifen, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. 

 

Informationslage sichern 

Durch den Virus kann es jederzeit sein, dass abseits vom Pflegepersonal Schlüsselpersonen im Unternehmen plötzlich für eine unbestimmte Zeit ausfallen und ihr Wissen nicht mehr verfügbar ist. Dass eine Einrichtung dadurch handlungsunfähig wird, muss, da sie die Verantwortung für Menschenleben tragen, unbedingt vermieden werden. Deshalb sollten Stellvertreter*innen für diese Schlüsselpositionen identifiziert werden und diese Personen durch Home Office-Regelungen räumlich voneinander getrennt werden. Im Falle einer Infektion ist ein Teil des Teams so immer noch handlungsfähig. Damit das funktioniert, müssen Informationen über die aktuelle Lage, die Prioritäten und die Abläufe geteilt werden. Auch über räumliche Grenzen hinweg. Optimalerweise digital, zum Beispiel mit Wikis und Kanban-Boards.

 

Prozessketten definieren

Sinnvoll ist es zudem, ein Kern-Team als “Krisenstab” innerhalb einer Einrichtung zu definieren. Voraussetzung für ein erfolgreiches Umschalten in den Krisenmodus ist eine klare Kommunikations- und Kommandostruktur, die kurze, klare Hierarchien definiert und Weisungsbefugnisse verteilt. Da persönliche Absprachen nicht mehr möglich sind, muss für die Kommunikation auf digitale Tools umgesattelt werden. Chat Programme wie Slack oder Microsoft Teams zum Beispiel, die in themenbezogenen, klar administrierten Kanälen den Informationsfluss strukturieren. Telefon- oder Webkonferenz-Tools ersetzen persönliche Besprechungen. Wenn die Unternehmensleitung diese Werkzeuge nicht bereitstellt, werden wilde WhatsApp-Gruppen entstehen. Diese sind dann mit unvollständigen Verteilern und schnellen (falschen?) Informationsflüssen ohne Kenntnis des  Krisenstabs ein gefährliches Desinformationsmedium.

 

Behelfsmäßige Digitalisierung für unternehmenskritische Prozesse

Stehen Basis-Informationssammlung und Kommunikationsstruktur, müssen die weiteren unternehmenskritischen Prozesse unter die Lupe genommen und dann entsprechend priorisiert werden. Auch wenn bestimmte Personen nicht mehr arbeiten können oder die Arbeit – ausgenommen Pflegepersonal – aus dem Büro heraus unmöglich ist, muss der Betrieb aufrecht erhalten werden. Es gilt also zu identifizieren, welche Abläufe zuerst ausfallen könnten und dann ein ernsthaftes Problem für das Unternehmen darstellen würden. 

Kurzfristig kann zum Beispiel kein Workflow für die digitale Rechnungsstellung ins Laufen gebracht werden, ein- und ausgehende Rechnungen müssen aber trotzdem bearbeitet werden. Da kann es auch schon ausreichen, wenn die Poststelle von einer einzelnen Person übernommen wird, Rechnungen dann gescannt und in digitale Postfächer verschoben werden, damit Mitarbeiter*innen im Home Office sie dann bearbeiten können. Nicht alle Prozesse können ad hoc perfekt digital abgebildet werden, mit situativen Lösungen und schlauen Workarounds kann aber die Zeit bis zur Normalisierung der Lage überbrückt werden. Das entscheidende Zauberwort: Behelfsmäßige Digitalisierung!

 

Diese drei Sofortmaßnahmen sichern den laufenden Betrieb in Pflegeeinrichtungen, während das Risiko einer Infektion für Mitarbeiter*innen eingedämmt wird und gleichzeitig  Bewohner*innen weiterhin versorgt werden können.